文件傳閱是辦公室的一項日常工作，看似簡單，實則不然，需要耐心、細心和用心。做好文件傳閱工作要牢記“勤登記、細分類、巧變通、知內(nèi)容、常備注”。

簽收登記務必完整詳細，必須記錄文件的字號、密級、文件名、來文單位、收文時間、緊急程度等基本信息。在進入文件處理流程之后，要及時掌握和跟蹤文件處理的最新動態(tài)，隨時登記、記錄。此外，近年來電子政務網(wǎng)絡OA辦公系統(tǒng)不斷推廣，功能越來越完善，其文件處理方面的功能，我們也要熟練掌握、規(guī)范使用。

如按照緊急程度可將文件分為特急件、急件、平件，要將不同類型文件分類傳閱。這樣既方便領(lǐng)導根據(jù)文件的緊急程度、重要程度及時處理文件，又可以提醒自己按照文件處理的不同要求對文件進行傳閱。

對文件傳閱，各單位都有一套標準和固定的流程，但是對一些急件、領(lǐng)導批示件，要做到急事急辦，以免誤事。

例如，對一些急件，可以跟領(lǐng)導或領(lǐng)導秘書聯(lián)系后，及時將文件送達約定位置給領(lǐng)導閱簽，或者由領(lǐng)導指定其他領(lǐng)導代為閱簽。

做好文件傳閱工作，不論是否需要提出擬辦意見，都需要認真學習所傳閱的文件內(nèi)容。這樣便于從領(lǐng)導的角度思考和區(qū)分哪些文件較為重要緊急，需要優(yōu)先處理。簡言之，就是通過學習文件，從而更準確地對文件進行分類。這比機械的用文號類型、密級來給文件分類更能提高服務質(zhì)量。若傳辦文件時領(lǐng)導隨口問起有關(guān)內(nèi)容和處理建議，也能有的放矢。

作為辦文人員，在處理文件過程中，要及時在文件簽批處理單上的合適位置備注文件的處理情況，以免日后忘記。

例如領(lǐng)導在文件上批示“復印一份給我”，如復印后已送領(lǐng)導，應在處理單上及時備注“已復印送某領(lǐng)導”。

又如有的文件很緊急，通過電話告知領(lǐng)導后，也應及時在文件處理單上備注“已于××日××時電話告知某領(lǐng)導”，如領(lǐng)導有指示，也應一并備注。

在文件處理單上備注文件處理的情況，既便于自己記錄，也便于后面閱文的領(lǐng)導了解文件的有關(guān)處理情況，簽批時心中有數(shù)。